Max

Чек-лист организатора: 50 пунктов подготовки к детскому дню рождения

Подготовка к дню рождения ребёнка будет проще, если заранее разделить все задачи по срокам. Этот чек-лист день рождения ребёнка поможет ничего не упустить — от выбора даты и гостей до торта, программы и подготовки площадки. В нём собраны 50 пунктов — за месяц, две недели, неделю, день до и день праздника. Сохраните PDF, чтобы в любой момент проверить, что нужно на детский праздник.

Срок	Что сделать
За 1 месяц	Дата, бюджет, гости, площадка и программа
За 2 недели	Приглашения, исполнители, торт и декор
За неделю	Проверить заказы, реквизит и план B
За день	Подготовить декор, подарки, одежду и сервировку
В день праздника	Подготовить площадку, встретить гостей и контролировать тайминг

За 1 месяц до праздника (15 пунктов)

За 3−4 недели определите основные параметры праздника: что нужно на детский праздник. Если необходима конкретная площадка, аниматор или тематическая программа, лучше заняться бронированием заранее.

Определите дату и время.
Составьте бюджет и распределите расходы.
Составьте список гостей.
Уточните возраст и количество детей.
Выберите площадку.
Определите тему или стиль праздника.
Забронируйте площадку и уточните условия аренды.
Выберите развлекательную программу к дню рождения ребенка.
Забронируйте аниматора, квест или другой формат.
Составьте тайминг.
Продумайте питание и пищевые ограничения.
Выберите торт и определите количество порций.
Продумайте декор и фотозону.
Решите, нужны ли подарки для гостей.
Создайте список заказов, контактов и сроков.

Если развлекательную часть хочется делегировать, посмотрите варианты аниматоров. При выборе учитывайте возраст детей, количество гостей и размер площадки.

За 2 недели до (12 пунктов)

Когда основные решения по подготовке к дню рождения ребёнка уже приняты, самое время всё перепроверить и заняться деталями.

Уточните окончательный список гостей.
Разошлите приглашения с точным адресом, датой и временем праздника.
Узнайте, есть ли у детей аллергии или ограничения в питании.
Подтвердите бронирование площадки.
Уточните дату и время работы аниматора или ведущего.
Обсудите сценарий праздника и учтите пожелания именинника.
Подготовьте украшения для помещения.
Подтвердите заказ торта и уточните время и условия доставки.
Подготовьте любимую музыку ребёнка.
Подготовьте подарки гостям.
Решите, нужен ли фотограф.
Составьте список покупок.

Если хочется добавить творческую активность, заранее выберите подходящий мастер-класс. Учитывайте возраст участников, количество детей и время, которое вы готовы выделить на занятие.

За неделю до (10 пунктов)

За семь дней пройдитесь по договоренностям и проверьте, что каждый элемент плана подготовки к детскому дню рождения находится под контролем.

Подтвердите дату и время.
Проверьте адрес, вход, парковку и маршрут.
Сверьте количество гостей с заказами еды и материалов.
Составьте финальный тайминг.
Подготовьте одежду и обувь именинника.
Подготовьте все, что нужно ребёнку.
Проверьте реквизит и материалы для программы.
Разложите подарки гостям по пакетам.
Сохраните телефоны ответственных людей.
Подготовьте план B на случай изменения условий.

Если дети любят сюжетные задания, можно выбрать квест. При подготовке уточните возраст участников, количество детей, продолжительность и требования к площадке.

За день до праздника (8 пунктов)

Последний день лучше оставить для финальной проверки.

Проверьте заказы и время доставки.
Подготовьте декор и сложите его в одном месте.
Соберите посуду, салфетки, свечи и сервировочные принадлежности.
Подтвердите доставку или самовывоз торта.
Подготовьте вещи именинника.
Соберите подарки гостям.
Зарядите телефоны, проверьте память и возьмите зарядку или пауэрбанк.
Отправьте гостям напоминание с адресом и временем.

Что еще нужно на детский праздник? Самое время свериться с чек-листом дня рождения ребёнка. В разделе дополнений можно выбрать подходящие варианты и добавить их в программу.

В день праздника (5 пунктов)

В день рождения заранее распределите простые задачи между взрослыми — так вам не придётся постоянно отвлекаться.

Приезжайте на площадку заранее, чтобы всё проверить и подготовить.
Проверьте, безопасно ли в помещении.
Встречайте гостей и показывайте, где оставить верхнюю одежду и подарки и где подождать начала праздника.
Следите за таймингом и вовремя переходите к следующему этапу.
Перед уходом проверьте личные вещи, подарки и реквизит.

Что проверить, если времени мало

Если вы начали подготовку поздно, не пытайтесь закрыть все 50 пунктов чек-листа дня рождения ребёнка сразу. Сначала займитесь тем, что уже сложно будет изменить в последний момент:

Дата, время и место праздника.
Количество гостей и возраст детей.
Развлекательная программа.
Еда и торт.
Взрослый, который будет отвечать за организационные вопросы в день праздника.

Если вам нужен понятный план подготовки к детскому дню рождения, используйте пять этапов выше как ориентир. Так будет проще видеть, что уже сделано, а чем ещё нужно заняться.

Скачать чек-лист в PDF

Сохраните чек-лист перед началом подготовки к детскому дню рождения и отмечайте пункты по мере их выполнения.

Скачать чек-лист подготовки к детскому дню рождения в PDF